会議での失敗

「視学官」会議という、教育委員会の会議のようなものに3日間参加した。

1日目は配属先の発表のときにいっしょに前に立って、
小学校の期末試験に関する新しい集計方法の提案をした。

終わってから「いい表だね」「すごくよかった」と声をかけてくれたから
いい反応だと思っていたら、その後のディスカッションでまったく理解してないことがわかった。

聴いてた人どころか、配属先の人もわかってないところがあってびっくり。

16時頃会議が終わり、まだ太陽がぎらぎらしている中、
また例によって迷いながら自転車で50分くらいかけて配属先のオフィスに戻った。

せっかくいろんな機関のエライ人が集まってる会議だから、
以前から計画していたニュースレターをこの機会に配ろうと決めてカウンターパートに相談。
とりあえず課長にカバーレターを書いてもらうことを頼んだ。

会議2日目、ニュースレターを執筆したり、
前日に提案したフォーマットに関する質問に答えたりした。
せっかく配るから5分くらい時間をもらってその意義と
全学校にコピーを配ってもらうことを頼もうと思い付き、
パワーポイントを作成し始めた。

配属先のオフィスでトップの人にニュースレターの草案を見せ、
OKをもらった。昨日の会議での発表もほめてくれた。

朝7時に家を出て19時に戻るまで一度もトイレに行ってなかった。
もともとトイレが遠い方だっていうのもあるけど、
夢中になって何かしてて一日過ぎるのは楽しい。

夜ごはんを食べに近所の屋台（キオスク）に行くと
そこの店番の人が大学で統計や数学を勉強したらしく、
フォーマットについて相談してみたらなかなかいい意見が聞けた。

夜12時ころにニュースレター、パワーポイント、
フォーマットの改善案の作成が終わり、バタンと寝た。

会議3日目、朝オフィスによってフランス語を直してもらって、
カバーレターとニュースレターを印刷し、会議場へ。
配属先のトップの人に完成版を見せると、
ニュースレターは配ってもいいけど
パワーポイントでの発表内容はこの会議では不適切だから発表してはいけないといわれ、
ニュースレターも大々的に配るのではなく会議中にこっそり配った。

発表ですべての小学校にコピーを配ることをお願いしようと思っていて、
むしろそれが目的のニュースレターだったから
しゅんと水をかけられたような気分になったけど
気持ちを立て直して、次から会議での発表に臨む際に注意することをまとめた。

　-　ともかく配属先のトップに発表の趣旨を説明し、早めに資料を作成してOKをもらう
　-　会議のテーマ、サブテーマ、ディスカッションテーマ
　-　主催者、参加者、ゲストの肩書、所属機関
　-　スケジュールがどれくらいタイトか
　-　少なくとも配属先の人とは共通理解を持って味方を作る
　-　会議の要旨、他の発表者の資料を入手して予習
　-　発表は相手の立場を考えて準備

考えたら大学のサークル、模擬国連の会議と同じことだった。
会議前にどれだけ準備するかで当日の動き方が全然違ってくる。
大国との交渉を後回しにしておいたら時間がなくなって"No"と言われたときにどうしようもなくなる。

前もって準備をすること、頭ではわかっていてもいつも忙しくてなかなかできなかった。
サークルだったら会議でうまく動けなくても実際に困ることはないけど、
実際の会議では、活動の成果が出せなかったわけだし、
計画を立て直さないといけないし、何よりへこむ。

「がんばった」ら全てうまくいくわけないし、
うまくいかなかったことで教訓になったから、
今回は"No"と言われてよかった。

上手くいかないこと、恥をかくこと、悔しい思いをすることは
バネが伸びる前に縮むように、次に跳躍するパワーにする。

ニュースレターは配れた。
フォーマットの改善案も然るべき人の手に渡った。
望んだものの40％くらいの成果だったけれど大きな一歩だ。

次の会議は10月11日！